12 مرحله برای نحوه ارسال نامه تایید شده (ایالات متحده آمریکا)
مرحله 1: نوع نامه را تعیین کنید
قبل از ارسال نامه تایید شده، تعیین نوع نامه ای که باید ارسال کنید بسیار مهم است. خدمات پستی ایالات متحده (USPS) انواع مختلفی از خدمات پستی تایید شده را ارائه می دهد، از جمله:
- ایمیل تایید شده (TM)
- رسید برگشت (TM)
- تأیید امضا (TM)
- تحویل محدود (TM)
هر نوع از خدمات پست تایید شده مجموعه ای از الزامات و مزایای خاص خود را دارد. یکی را انتخاب کنید که به بهترین وجه متناسب با نیاز شما باشد.
مرحله 2: مدارک مورد نیاز را جمع آوری کنید
برای ارسال نامه تایید شده، باید مدارک زیر را جمع آوری کنید:
- یک نامه یا بسته برای ارسال
- برچسب آدرس بازگشتی با نام و آدرس شما
- برچسب آدرس گیرنده با نام و آدرس گیرنده
- تمبرهای پستی یا یک متر پستی
- یک فرم نامه تایید شده (PS Form 3811)
مرحله 3: فرم نامه تایید شده را پر کنید
فرم PS 3811 را با اطلاعات زیر پر کنید:
- نام و آدرس شما
- نام و آدرس گیرنده
- تاریخ ارسال نامه
- میزان هزینه پست (در صورت وجود)
- نوع سرویس نامه تایید شده ای که استفاده می کنید
مرحله 4: فرم نامه تایید شده را پیوست کنید
فرم تکمیل شده PS 3811 را به نامه یا بسته ای که می فرستید ضمیمه کنید. مطمئن شوید که فرم محکم وصل شده باشد و شل نباشد.
مرحله 5: الصاق هزینه پست
بر اساس وزن و مقصد، مبلغ مناسب پست را روی نامه یا بسته الصاق کنید. می توانید از تمبر پستی یا متر پست استفاده کنید.
مرحله 6: نامه را به اداره پست ببرید
نامه یا بسته را به اداره پست ببرید و به کارمند پست تحویل دهید. آنها اطلاعات موجود در فرم نامه تایید شده را تأیید می کنند و یک بارکد منحصر به فرد را به نامه یا بسته پیوست می کنند.
مرحله 7: منتظر بمانید تا نامه ارسال شود
پس از تحویل نامه، گیرنده آن را امضا می کند و کارمند پست رسید امضا شده را به شما برمی گرداند.
مرحله 8: وضعیت ایمیل خود را بررسی کنید
می توانید وضعیت نامه های تایید شده خود را به صورت آنلاین یا با تماس با USPS بررسی کنید.
مرحله 9: ایمیل را ردیابی کنید
از شماره رهگیری ارائه شده توسط USPS برای پیگیری وضعیت نامه خود استفاده کنید. همچنین می توانید از ابزارهای آنلاین برای ردیابی نامه و دریافت اعلان ها هنگام تحویل استفاده کنید.
مرحله 10: یک رکورد نگه دارید
نامه‌های تایید شده، از جمله شماره رهگیری، تاریخ ارسال و هر گونه اطلاعات مرتبط دیگر را ثبت کنید.
مرحله 11: از نامه تایید شده برای اسناد مهم استفاده کنید
نامه تایید شده برای ارسال اسناد مهم مانند اسناد حقوقی، قراردادها و اسناد مالی ایده آل است. این سند تحویل را ارائه می دهد و می تواند به محافظت در برابر تقلب کمک کند.
مرحله 12: از محدودیت ها آگاه باشید
محدودیت هایی برای نامه های تایید شده وجود دارد، مانند محدودیت های اندازه و وزن. مطمئن شوید که وب سایت USPS را برای به روزترین اطلاعات در مورد خدمات پست الکترونیکی تایید شده بررسی کنید.
30 نکته و راهنمای کامل
نکته 1: برای ارائه مدارک مهم از پست تایید شده برای ارائه مدرک تحویل استفاده کنید.
نکته 2: بر اساس نیازهای خود نوع مناسبی از خدمات پستی تایید شده را انتخاب کنید.
نکته 3: فرم پست تایید شده را به طور دقیق و کامل پر کنید.
نکته 4: فرم پست تایید شده را به طور ایمن به نامه یا بسته پیوست کنید.
نکته 5: از تمبر پستی یا متر پست برای چسباندن مقدار مناسب هزینه پست استفاده کنید.
نکته 6: نامه را به اداره پست ببرید و به کارمند پست تحویل دهید.
نکته 7: منتظر بمانید تا نامه تحویل داده شود و آن را امضا کنید.
نکته 8: وضعیت ایمیل خود را به صورت آنلاین یا با تماس با USPS بررسی کنید.
نکته 9: نامه را با استفاده از شماره پیگیری پیگیری کنید.
نکته 10: نامه های تایید شده را ثبت کنید.
نکته 11: برای اسناد حقوقی، قراردادها و اسناد مالی از پست تایید شده استفاده کنید.
نکته 12: از محدودیت های نامه های تایید شده مانند محدودیت های اندازه و وزن آگاه باشید.
منابع :
- خدمات پستی ایالات متحده. (n.d.). نامه تایید شده از https://www.usps بازیابی شده است. com/send/certified-mail.htm
- خدمات پستی ایالات متحده. (n.d.). PS Form 3811. بازیابی شده از https:// www.usps.com/file/forms/ps3811.pdf
- نولو. (n.d.). نامه تایید شده: چگونه کار می کند و چه زمانی باید از آن استفاده کرد. بازیابی شده از https://www.nolo.com/legal-encyclopedia/certified-mail-how-it-works-when-to-use-it-302818
